So wird Ihre NPO-Strategieklausur zum Erfolg: 9 Tipps für nachhaltige Ergebnisse

Stellen Sie sich vor: Eine Strategieklausur, bei der Sie und Ihr Team endlich Zeit finden, sich von den alltäglichen Aufgaben zu lösen und den Fokus voll und ganz auf die Zukunft Ihrer NPO zu richten. Klingt vielversprechend, oder?

Doch vielleicht kennen Sie das auch: Die Diskussionen verlaufen lebhaft, viele gute Ideen werden ausgetauscht – und am Ende bleibt wenig Konkretes übrig. «Nette Gespräche» bleiben im Gedächtnis, während der Alltag die ambitionierten Pläne schnell überrollt. Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, sind Sie nicht allein.

Damit Ihre nächste Strategieklausur anders verläuft, haben wir 9 praxisnahe Tipps zusammengestellt. Sie zeigen Ihnen, wie Sie inspirierende Gespräche in konkrete, nachhaltige Ergebnisse verwandeln – und sicherstellen, dass Ihre Strategieklausur wirklich einen Unterschied macht. Bringen Sie Ihre nächste Klausur auf Erfolgskurs!

1. Strategieklausuren gehören als Fixpunkt in den Führungskalender

Eine Strategieklausur sollte nicht eine spontane Reaktion auf akute Herausforderungen sein. Setzen Sie auf Regelmässigkeit: Eine jährlich geplante Strategieklausur gibt Ihrem Team die Chance, sich gezielt und ohne Zeitdruck mit der Zukunft der Organisation auseinanderzusetzen. Regelmässige Klausuren können dabei zwei Hauptfunktionen haben:

• Strategieentwicklung: Falls Ihre Organisation noch keine Strategie für die nächsten Jahre formuliert hat, kann die Klausur ein wertvoller Startpunkt sein, ein gemeinsames Verständnis über die langfristige Ausrichtung und Ziele Ihrer NPO zu entwickeln.
• Überprüfung und Anpassung der Strategie: Hat Ihre Organisation bereits eine Strategie, ist die Klausur die perfekte Gelegenheit, Fortschritte zu überprüfen, die Umsetzung zu reflektieren und auf aktuelle Herausforderungen anzupassen. Auch strategische Entscheidungen, die sich neu ergeben haben, können hier besprochen und in die laufende Strategie integriert werden.

Praxisbeispiel: Eine NPO aus dem Kulturbereich plante ihre erste Klausur, um ein neues Leitbild zu entwickeln. Im Folgejahr stand die Erarbeitung der Strategie auf dem Programm, und so wurde die Klausur fester Bestandteil ihres Führungskalenders. Das Ergebnis war eine aktuelle, jährlich überprüfte Strategie, die der Organisation eine klare Ausrichtung gab und Flexibilität in der Umsetzung ermöglichte.

Tipp: Planen Sie die Klausur so, dass Probleme und Chancen rechtzeitig erkannt werden und in die Jahresplanung einfliessen. Mit einer regelmässigen Klausur behält Ihre NPO den klaren Fokus und kann langfristig und vorausschauend planen.

2. Externes Setting: Abstand schafft Klarheit

Es ist verlockend, die Klausur in den eigenen Räumen abzuhalten. Dies spart Ressourcen und eröffnet den Zugang zu allen Detailinformationen. Doch die gewohnte Umgebung birgt auch Herausforderungen: Es fällt oft schwer, sich komplett von den Alltagsaufgaben zu lösen, wenn man in der üblichen Büroumgebung sitzt. Das Tagesgeschäft drängt sich zu schnell in die Gespräche, und wichtige strategische Fragen bekommen nicht die Aufmerksamkeit, die sie verdienen. Wählen Sie daher für Ihre Klausur bewusst eine externe Location, die Raum für frische Perspektiven und kreative Lösungen bietet.

Praxisbeispiel: Der Vorstand eines Branchenverbands wählte für die Diskussion einer einzigen, aber sehr zentralen strategischen Fragestellung ein abgeschiedenes Seminarhaus. Der räumliche Abstand half den Teilnehmenden, sich vom Alltag zu lösen und auf diese grosse, langfristige Frage zu konzentrieren. Die Ruhe und neue Umgebung förderten eine kreative Dynamik, in der das Team neue Lösungsoptionen entwickelte. Für das Problem, das zuvor jahrelang ungelöst blieb, fand man plötzlich mehrere Lösungsansätze.   

Tipp: Wählen Sie für Ihre Klausur einen inspirierenden Ort, der Distanz zur täglichen Arbeitsumgebung bietet und ausreichend Raum für informelle Gespräche bietet, etwa bei gemeinsamen Mahlzeiten. So entstehen eine produktive Dynamik und ein entspanntes Umfeld, in dem Vertrauen und Teamgeist gestärkt werden – wichtige Voraussetzungen für tragfähige, langfristige Lösungen.

3. Operative Themen aussen vor lassen

Eine der grössten Gefahren für eine Strategieklausur sind operative Themen auf der Agenda. Tagesgeschäfte wie IT-Probleme, Budgetfragen oder kurzfristige Personalangelegenheiten drängen sich schnell in den Vordergrund, da sie als dringend empfunden werden. Doch sie lenken den Fokus von den eigentlichen strategischen Themen ab. Strategische und operative Fragen sollten bewusst getrennt werden. Ihre Klausur wird nur dann zum Erfolg, wenn Sie gezielt die «grossen» Fragen behandeln und den operativen Ballast beiseitelassen.

Praxisanregung: Legen Sie klare Kriterien für die Agenda fest. Wir empfehlen die Leitfrage: «Beeinflusst dieses Thema die langfristige Ausrichtung unserer Organisation?» Wenn ja, gehört es auf die Agenda, andernfalls sollte es in einem anderen Rahmen diskutiert werden. Beispielsweise gehört die Budgetplanung nicht an eine Klausur, während die Frage zur strategischen Ressourcengewinnung durchaus ihren Platz auf der Agenda finden sollte.

Tipp: Fokussieren Sie die Agenda auf strategische Kernthemen. Falls operative Themen dringend zu lösen sind, klären Sie diese im Vorfeld der Klausur.

4. Mut zur Fokussierung: Weniger ist mehr

Es ist oft verlockend, so viele Themen wie möglich auf die Klausuragenda zu setzen, in der Hoffnung, alles Wichtige abzudecken. Doch gerade bei heiklen und komplexen Themen zahlt es sich aus, Prioritäten zu setzen und weniger Punkte intensiv zu besprechen. Die «heissen Eisen», also die schwierigsten oder dringendsten strategischen Fragen, sollten gleich am Anfang behandelt werden, wenn das Team noch frisch ist und sich tiefgehend einbringen kann.

Praxisbeispiel: In einer Arbeitnehmerorganisation wurde das Thema «Mitgliedergewinnung» als oberste Priorität definiert und als erstes auf die Tagesordnung gesetzt. Das Team konnte somit am Anfang der Klausur seine gesamte Energie und Kreativität auf dieses Thema richten und eine tiefe Diskussion führen, die zu konkreten Ergebnissen führte.

Tipp: Fokussieren Sie sich auf die entscheidenden Themen. Achten Sie darauf, dass die heiklen Themen wie «Mitgliedergewinnung», «Auf- oder Abbau eines Angebots» als erstes behandelt werden. Klare Prioritäten sorgen dafür, dass die wirklich wichtigen Punkte genügen Raum bekommen und umfassend besprochen werden.

5. Prioritäten in der richtigen Reihenfolge diskutieren

Um eine klare strategische Ausrichtung zu gewährleisten, ist auch die Reihenfolge der Themen entscheidend. Fragen zur Organisationsstruktur oder zu internen Prozessen lassen sich erst klären, wenn die übergeordneten strategischen Entscheidungen getroffen wurden.

Praxisbeispiel: In einer NPO, die mit jungen Familien arbeitet, wurde zunächst über die Weiterentwicklung des Leistungsportfolios diskutiert, bevor das Thema «Verteilung von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten» auf die Agenda kam. Diese Reihenfolge half dem Team, klare Prioritäten zu setzen und strategische Entscheidungen zu treffen, die als Grundlage für spätere Fragen diente.

Tipp: Setzen Sie Themen wie «Weiterentwicklung des Angebotsportfolios» zuerst auf die Agenda und diskutieren Sie strukturelle Fragen danach. So behalten Sie den roten Faden bei und verhindern ineffiziente Diskussionen.

6. Die richtige Runde: Eine gezielte Auswahl der Teilnehmenden

Eine Klausur ist nur so produktiv wie die Menschen, die daran teilnehmen. Üblicherweise sollten Vorstand und Geschäftsleitung dabei sein, eventuell ergänzt durch gezielt eingeladene Mitarbeitende, die eine spezifische Perspektive beitragen können. Eine zu grosse Runde jedoch kann die Diskussion verzetteln, da zu viele unterschiedliche Perspektiven eingebracht werden, die den Fokus verwässern.

Praxisbeispiel: Ein grösserer Sportverband mit einem 10-köpfigen Vorstand entschied sich, zu ihrer jährlichen Klausur ausser dem Vorstand nur die Geschäftsführerin und ihren Stellvertreter einzuladen. Weitere Mitglieder der Geschäftsstelle wurden punktuell für spezifische strategische Fragestellungen einbezogen. Die fokussierte Gruppe ermöglichte intensive Diskussionen und eine klare Ausrichtung der Entscheidungen.

Tipp: Halten Sie die Gruppe überschaubar und wählen Sie die Teilnehmenden gezielt aus. Eine Gruppe von 10 bis 12 Personen sollte ausreichend sein, um die Vielfalt der Perspektiven zu gewährleisten und gleichzeitig fokussiert zu bleiben.

7. Externe Moderation frühzeitig einplanen

Eine externe Moderation kann den entscheidenden Unterschied machen, wenn es darum geht, eine neutrale Perspektive einzubringen und die Diskussionen inhaltlich auf Kurs zu halten. Sie sorgt für eine klare Struktur und stellt sicher, dass das strategische Niveau gewahrt bleibt, ohne in operative Diskussionen abzudriften. Alle Teilnehmende können sich gleichwertig in die Diskussionen einbringen.

Praxisanregung: Ziehen Sie Ihre externe Moderatorin oder Ihren externen Moderator bereits bei der Agenda-Erstellung beratend bei. So stellen Sie sicher, dass die wichtigsten strategischen Punkte in der richtigen Reihenfolge behandelt werden und unterstützen Ihr Team, die relevanten Themen zu priorisieren und die Besprechungen zielorientiert zu gestalten.

Tipp: Planen Sie die Moderation frühzeitig ein, idealerweise drei bis vier Monate im Voraus.

8. Timeboxing: Ausgewogene Redeanteile und fokussiertes Vorankommen

Timeboxing – also die zeitliche Begrenzung von Diskussionen – ist ein hilfreiches Mittel, um sicherzustellen, dass alle Stimmen gehört werden. So bekommen Vielredner weniger Raum und zurückhaltendere Teilnehmende haben die Möglichkeit, ihre Perspektiven einzubringen.

Praxisanregung: In der Praxis hat sich Timeboxing als Methode bewährt, um Diskussionen produktiv zu gestalten. Besonders hilfreich ist es, bei längeren Diskussionen eine externe Moderation hinzuzuziehen, die den Überblick behält und stillere Personen gezielt einbindet.

Tipp: Definieren Sie für jedes Thema einen klare Zeitrahmen. Eine ausgewogene Redezeit fördert neue Perspektiven und frische Impulse und hilft, eingefahrene Argumentationsmuster zu durchbrechen.

9. Umsetzung sicherstellen: Verbindlichkeit und Nachbereitung

Nach einer Klausur sind die Beteiligten oft motiviert und voller Tatendrang. Doch wenn die Umsetzung nicht geplant wird, versanden viele Ideen schnell wieder. Dokumentieren Sie die Ergebnisse der Klausur und legen Sie zum Abschluss der Klausur klare Verantwortlichkeiten sowie Massnahmen fest. Eine nachhaltige Umsetzung gelingt am besten, wenn das Follow-up direkt vor Ort geplant wird.

Praxisanregung: In einer NPO aus dem Bereich Umweltschutz führte die Klausur zur Verabschiedung eines Pilotprojekts, das direkt nach dem Treffen gestartet wurde. Dies brachte erste sichtbare Erfolge der Veranstaltung und hielt die Motivation für die weiteren Umsetzungsmassnahmen hoch.

Tipp: Definieren Sie während der Klausur konkrete Massnahmen, Verantwortliche und Zeitrahmen. Pilotprojekte oder kleinere, schnell umsetzbare Schritte helfen, die Motivation aufrechtzuerhalten und erste Erfolge direkt sichtbar zu machen.

Fazit: So wird Ihre NPO-Strategieklausur zum Erfolg

Eine Strategieklausur ist ein wichtiger Meilenstein in der Führung Ihrer NPO, um gezielt die Weichen für die Zukunft zu stellen und Ihre Organisation klar auszurichten.

Nutzen Sie die Gelegenheit, durch eine gezielte Planung und klare Zielvorgaben nachhaltige Ergebnisse zu erzielen. Mit diesen 9 praktischen Tipps gestalten Sie eine produktive Veranstaltung, die Ihre NPO stärkt und voranbringt.

Ein externer Blick hilft Ihnen, zentrale Fragen zu klären und Verbindlichkeit für das weitere Vorgehen zu schaffen. Wenn Sie Unterstützung bei der Planung oder Moderation Ihrer Strategieklausur wünschen, stehen wir Ihnen gern zur Seite.